软考高项-项目采购管理

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主线索

IT行业采购管理要点

• “采购”一词被广泛应用于政府行为中，许多企业使用“购买”，IT行业经常使用的是“外包”。
• 项目采购的相关人员通常是买方和卖方，有时也有可能会出现作为项目监理的第三方。
• 在IT企业中，项目外包通常指将IT项目中的工作内容转移给不同的组织完成。如果只是部门工作内容发生转移称为部分外包，如果全部工作内容转移则称为整体外包。

协议/采购合同

可以很简单，如以特定人工单价购买所需的工时，也可以很复杂，如多年的国际施工合同。

因应用领域不同，协议可以是 – 合同 – 服务水平协议（SLA） – 采购备忘录 – 订购合同（MOA）。

管理新实践

不同产业有各自的工具、风险、流程、物理和技术的一些重大趋势，会影响项目的成功率。项目采购管理的发展趋势主要包括：

1. 工具的应用：用于管理项目采购和项目执行的工具已显著发展。现在，买方能够灵活使用在线工具集中发布采购公告；在施工、工程和基础设施领域，建筑信息模型（BIM）软件的应用日益广泛。
2. 更先进的风险管理：在风险管理领域出现流行趋势，就是编制合同时将具体风险分配给最有能力对其进行管理的一方。
3. 变化中的合同管理实践：在过去几年时间内，超大型项目的数量显著增加，尤其是在基础设施建设和工程项目领域。对不同类型项目来说，为了减小过程中的问题因素，采用国际公认的标准和范围已变得普遍。
4. 物流供应链管理：因为很多项目类型不同，施工和基础设施项目都与各家供应商密切相关。项目日程，不仅要明确主要的采购路径，还需明确需求明晰的采购和供应链。
5. 技术和网络关系：公共资源的项目正受到越来越多的关注。基础设施和商业建设项目正日益涉及网络（webcams）中的技术，以改善与客户的沟通和关系。
6. 试用采购：并非每一个公司都能够很好的适应采购组织的环境，因此，在决定大规模采购之前，这些项目会进行多次选择方式，向供应商和采购数量的交付成果和产品进行评估。

努力考虑因素

因为每个项目都是独特的，所以项目经理可以根据需要调整项目采购管理过程。努力应考虑的因素主要包括：

1. 采购的复杂性：只开放一次主要的采购，或者需要在不同时间不同卖方进行多次采购（会提高采购的复杂性）？
2. 物理地点：买方和卖方是否在同一或邻近地点，或者位于不同区域、国家或大陆？
3. 治理和法规环境：组织的采购政策是否与当地相关的法律法规相容？当地的法律法规会如何影响项目？
4. 承包商的可用性：是否有具备工作执行能力的承包商可供选择？

敏捷与适应方法

在敏捷或适应型环境中，可能需要与特定卖方进行合作来扩充团队。这种合作关系能够影响风险共享模式，让买方和卖方共同承担项目风险并分享项目收益。

在大型项目上，可能针对某些交付成果采用敏捷或适应型方法，而对其他部分则采用更稳定的方法。在这种情况下，可以通过主协议，如主要服务协议（MSA）来管理整体合作关系，并将敏捷或适应型工作写入附录或补充文件。这样一来，变更对敏捷或适应型工作，不会对主体协议造成影响。

规划采购管理

定义

确认是否从项目外部获取货物和服务。如果是，还需要明确将在哪些时间、以何种方式获取哪些货物和服务。

货物和服务可以从执行组织的其他部门采购，或者从外部资源获取。

ITTO

一般的采购步骤

采购管理计划

根据每个项目的需求，采购管理计划可以是正式或非正式的，也可以是非常详细或高度概括的。采购管理计划可包括以下内容：

1. 如何协调采购与项目的其他工作，例如项目进度计划的制定和控制；
2. 开展采购活动的时间表；
3. 用于管理合同的采购数量指标；
4. 与采购有关的干系人角色和责任，如果执行组织有采购权，项目团队拥有的职权和受到的限制；
5. 可能影响采购工作的制约因素和假设条件；
6. 法律框架和相关政策；
7. 是否需要单独估算，以及是否应将其作为其他评价标准；
8. 采购管理事项，包括层级结构或风险管理的要求，以降低某些项目风险；
9. 挑选使用的供应商的要求（如果有）。

采购中常用的文件

数据分析 – 自制或外购分析

自制或外购分析

用于确定某项工作或交付成果最好是由项目团队自行完成，还是应该外部采购。

自制或外购决策时应考虑的因素

制定自制或外购决策时应考虑的因素包括： – 组织当前的资源及其能力。 – 对专业技术的需求，不应承接过大或复杂的任务。 – 特殊技术的要求；还要评估与每个自制或外购决策相关的风险。

供应选择分析

确定选择方法前，有必要审查项目竞争性需求的优先级。由于竞争选择方法可能要求卖方在事前投入大量时间和资源，因此，应该在采购文件中明确评估方法，让投标人了解会被如何评价。常用的选择方法包括：

1. 最低成本。
2. 仅资质。
3. 基于质量或技术方案评分。
4. 基于质量和成本。
5. 唯一来源。
6. 固定预算。

采购策略

规定项目支付方法，具有法律约束力的协议类型，以及如何在采购阶段推动采购进展。

1. 支付方法。
2. 合同支付类型。
3. 采购阶段。

工作大纲 (TOR)

工作大纲通常包括以下内容：

1. 承包商需要执行的任务，以及所需的协调工作；
2. 承包商必须达到的适用标准；
3. 需要提交批准的数据；
4. 由买方提供给承包商的适用时，将用于合同履行的全部数据和服务的详细清单；
5. 关于初始成果提交和审查（或审批）的进度计划。

实施采购

定义

选定合格卖方兵签署关于货物或服务交付的法律协议。

ITTO

1. 采购工作说明书或主要的交付成果；
2. 进度计划、里程碑，或进度计划中规定的日期；
3. 绩效报告；
4. 定义和支持条款；
5. 检查、审查和接受标准；
6. 担保和保证要求；
7. 纠正和补救措施；
8. 保护和保密条款；
9. 下属分包和依赖性；
10. 一般条款和条件；
11. 变更请求处理；
12. 结束合同和最终协商决策方法等。

控制采购

定义

确保买卖双方履行法律协议，满足项目需求

ITTO

采购关闭

采购关闭：买方通常通过其授权的采购管理员，向卖方发出合同已完成的正式书面通知。关于正式关闭采购的要求，通常是在合同条款和条件中规定，包括在采购管理计划中。内容包括：

1. 已按技术要求支付全部可交付成果；
2. 没有未决索赔或欠款，全部最终款项已支付；
3. 项目管理团队应该在关闭采购之前批准所有的可交付成果。

合同管理

合同的分类

以项目的范围为标准划分，可以分为项目总承包合同、项目单项承包合同和项目分包合同三类。

项目总承包合同

采购总承包合同的方式一般适用于经验丰富、技术力量雄厚的组织管理能力较强的卖方，这样有利于发挥卖方的专业优势，保证项目的质量和进度，提高管理效率。采用这种方式，买方只需与一个卖方沟通，便于管理与协调。

项目单项承包合同

一个卖方承包项目中的某一项或几项内容，买方分别与不同的卖方立项项目单项承包合同。采用项目单项承包合同的方式有利于更多的卖方参与竞争，使买方可以选择较优的单一项或实际需求的方式。同时也有利于买方专注于自身的经验积累，但这种方式对卖方的组织能力提出了较高的要求。

项目分包合同

订立分包合同须满足五个条件： 1. 经授权方认可； 2. 分包的部分必须是非关键工作； 3. 能够为部分成果，而不能整体交付； 4. 分包方须具备相应的资质条件； 5. 分包不能再分包。

合同的分类

根据项目付款方式，合同通常可分为：总价合同、成本补偿合同和工程合同。工程合同是前两种合同的混合。在项目实践中，合同使用这两种模式进行单次采购的情况也不鲜见。

总价合同

总价合同是指合同中确定一个完整项目的总价，承包人承担此项目全部合同的风险。

总价合同的分类

1. 固定总价合同 (FFP)：固定总价合同是最常用的合同类型。大多数买方都喜欢这种合同，因为采购的价格在一开始就被确定，并且不允许改变（除非工作范围发生变化）。合同风险由承包方承担。
2. 总价激励费用合同 (FPIF)：总价激励费用合同允许有一定的灵活偏差，并对实现既定目标给予奖励，要设定一个价格上限，买方必须完成工作并要求保持于上限的全部成本。
3. 总价经济价格调整合同 (FP-EPA)：如果买方层约要跨越相当长的周期（如多年），就应该使用总价经济价格调整合同。如果买方和卖方之间维持多种长期关系，也可以采用这种合同类型。
4. 订购单：在实际工作中，还有另一种形式的总价合同，那就是订购单。当非大宗采购标准化产品时，通常可以由买方直接填写卖方提供的订购单，卖方照此提供货物。由于订购单通常不需要谈判以又称为单边合同。

成本补偿合同

成本补偿合同是指承包人按照合同约定的工作性质和实际发生的成本进行补偿，通常用于较复杂的项目。承包人可以通过此合同实现更灵活的成本管理。

成本补偿合同的分类

1. 成本加固定费用合同 (CPFF)：为买方报销所有合同工作所产生的一切合法成本（即成本实际发生），并向卖方支付一笔固定费用作为利润，该费用以项目估算成本（目标成本）的某一百分比计算。
2. 成本加激励费用合同 (CPIF)：为买方报销所有合同工作所产生的一切合法成本（即成本实际发生），并在买方达到合同规定的绩效目标时，向卖方支付预先确定的激励费用。如果在CPIF合同中，如果实际成本大于目标成本，买方可以得到的额外数为“目标成本+目标费用-买方应负担的成本差”。
3. 成本加奖励费用合同 (CPAF)：为买方报销所有合同工作所产生的一切合法成本，并给予卖方一定的奖励，以完全依赖卖方根据自己对结果的主观判断来决定。

工料合同

工料合同是指按项目工作所花费的实际工时数和材料数,按事先确定的单位工时费用标准和单位材料费用标准进行付款。这类合同适用于工作性质清楚,工作范围比较明确,但具体的工作量无法确定的项目。在这种合同下,买方承担中等程度的成本风险,即承担工作量变动的风险;而卖方则承担单价风险。因此,工料合同在在金额小、工期短、不复杂的项目上可以有效使用。

合同类型的选择

在项目工作中，需要根据项目的实际情况和外部条件的变化选择合同类型。一般情况下，可以根据以下经验进行选择：

1. 如果工作范围很明确,且项目的设计已具备详细的细节,则使用总价合同。
2. 如果工作性质清楚,但范围不是很清楚,而且工作不复杂,又需要快速签订合同,则使用工料合同。
3. 如果工作范围尚不清楚,则使用成本补偿合同。
4. 如果双方分担风险,则使用工料合同;如果买方承担成本风险,则使用成本补偿合同。
5. 如果卖方承担成本风险,则使用总价合同。
6. 如果是购买标准产品,且数量不大,则使用单边合同。

合同内容

项目合同应包括以下内容: 1. 项目名称。 2. 标的内容和范围。 3. 项目的质量要求。 4. 项目的计划、进度、地点、地域和方式。 5. 项目建设过程中的各种期限。 6. 技术情报和资料的保密。 7. 风险责任的承担。 8. 技术成果的归属。 9. 验收的标准和方法。 10. 价款、报酬(或使用费)及其支付方式。 11. 违约金或者损失赔偿的计算方法。 12. 解决争议的方法。 13. 名词术语解释。

合同管理

合同管理包括：

1. 合同的签订管理
   在合同签订之前，应考虑好以下3项工作：

• 市场调查，主要了解产品的技术发展状况、市场供需情况和市场价格等。
• 在进行合同的合作时应考虑竞争对手的资源信息，准确把握对方的真实意图，正确判断竞争的激烈程度。
• 了解相关环境，做出正确的风险分析判断。

1. 合同的履行管理
   如果合同双方在之间无法就某一事项达成一致意见，该事项就成为一个争议事项。解决争议的方法主要有仲裁、诉讼、协商等。
   解决争议的方法是根据双方共同商议的第三方提出解决方案；诉讼法则依法相关法律进行审批。
   按照规定，这两种解决方法通常是相互排斥的，即如果已经确定了仲裁条款的约定，就不能再依法诉讼。仲裁是当事人意思自治的表现，通常也会约定仲裁事项有终局的结果。

在解决合同争议的方法中，优先级顺序为：谈判（协商）、调节、仲裁、诉讼

合同违约风险管理的主要内容

1. 合同风险
   指在项目合同的履行过程中，由于当事人一方未能履行合同所规定的义务而导致另一方遭受损失时，受损方有权提出赔偿的权利要求。
2. 常见的分类方式
   按照风险的目的分类、按照风险的依据分类、按照业务性质分类和按照处理方式分类等。

• 按照目的分类，可分为工期风险和费用风险。
• 按照依据分类，可分为合同违约的风险和其他相关的风险。
• 按照业务性质分类，可分为工程风险和事务风险。
• 按照处理方式分类，可分为单项条款和整体风险。

1. 合同风险的起因主要包括两个方面
   1. 合同事件造成了项目成本的额外支出或直接工期损失。
   2. 合同事件造成费用增加或工期损失的原因，按照合同的约定不属于合同方应承担的行为责任风险。

1. 合同原则
   1. 合同必须以合同为依据。
   2. 必须遵循相关法律和规章。
   3. 及其他合规性处理原则。
   4. 加强风险的前瞻性。
2. 项目发生索赔时间后，一般先由监理工程师调节，达成适配认可共识，索赔流程如下：
   1. 提出索赔要求
      当出现索赔事件时，索赔方应书面向监理工程师提出索赔通知和形式，在索赔事件发生后的28天以内。
   2. 报送索赔资料
      在索赔通知发出后的28天内，向监理工程师提交延长工期和（或）补偿经济损失的索赔报告。
   3. 监理工程师答复
      监理工程师在收到提交的索赔报告后相关资料后，于28天内给予答复，或者要求索赔方进一步补充索赔资料和证明。
   4. 监理工程师通知结果
      监理工程师在收到索赔后，向索赔方提交的有关资料后28天内给予答复，视为该项索赔已确认。
   5. 持续索赔
      若索赔事项持续进行时，索赔方应在发生索赔事件后的28天内，向监理工程师提交有关索赔资料和最终索赔报告，监理工程师在28天内给予答复。
   6. 仲裁与诉讼
      监理工程师对索赔的答复，索赔方如觉得不满意，及时进入仲裁或诉讼程序。

索赔的时间间隔 全是 28 天

合同解释的原则

在处理合同的过程中，需要以合同为依据，但如果合同中的规定比较模糊或不清楚，则需要使用一般的合同解释原则进行解释：

1. 主语言原则
   如果合同中存在两种语言的文本，必须明确哪一种语言是主导语言。当两者不一致时，应以主导语言文本为准。
2. 适用法律原则
   合同应适用哪个国家的法律作为合同的适用法律，合同的解释必须依据该法律进行。
3. 整体解释原则
   合同是一个整体，不能割裂其中的内容来理解。如果合同中没有其他特别规定，在合同文本较为模糊的情况下，可以按照惯例进行解释，一般条件优先于一般条款，手写文本优先于打印文本，单价优先于总价，价格的文字表达优先于数字表达，技术规范优先于图纸。
4. 公示和通知原则
   在解释合同同时应公平、兼顾双方当事人的利益。如果按照整体解释原则进行解释仍然模糊，则可以不得不利用合同另一方（一般为买方）的原则进行解释。在这种情况下，可以理解为买方故意使用了这种模糊的词句，因为此应承担相应的责任。